På fortvilet jakt etter en kontorplass

I forbindelse med moderne kontorkonsepter blir det skrevet og sagt mye. Ofte rrettet man også blikket til utlandet. Da kan en finne en interessant artikkel i den veldig næringslivsvennlige og konservative tyske avisen Frankfurter Allgemeine Zeitung: Schreibtisch verzweifelt gesucht!

Et kort sammendrag:

Artikkelforfatteren konstaterer at de nye fleksible kontorløsninger som blant annet finnes blant Adidas, Deutsche Bank, BMW, Lufthansa og Microsoft (i Düssseldorf) for det meste er egnet til å spare på utgifter til kontorer. Gitt at slike nybygg inneholder færre fysiske arbeidsplasser enn det finnes ansatte i bedriften. 

De nye løsningene bidrar ikke til å fremme kommunikasjon, samarbeid og utveksling. I stedet fører den nye hverdagen til oppløsning av arbeidsmiljøer, mindre ansvarsfølelse for hverandre - spesiell hva som angår inkludering av nyer kollegaer - og gjør de ansatte til «hjemløse».

En ansatt fra Microsoft kommenterte med at han heller sitter hjemme ved kjøkkenbordet enn å balansere PCen og kaffekoppen i en av de nye lenestoler som angivelig skal fremme konsentrasjonen.

Artikkelen refererer også til forskning: Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation fant ut at motivasjonen var stort sett den samme ved både faste og fleksible arbeidsplasser. Når de så på trivsel og prestasjonsevne var det litt bedre med faste arbeidsplasser. En arbeidsmedisiner påstår at de nye «fleksible» løsninger forsterker en trend av økning av psykiske lidelser og hjertesykdommer.

Artikkelen handler ikke om utdanningssektoren eller forskningen, utelukkende om privat næringsliv.

Frankfurter Allgemeine Zeitung har en hel serie om arbeidsplasskonsepter.

Arbeidsmiljø i kontorlandskap og flekskontor. Fordeler og ulemper

Det som finnes av forskning er klar på at arbeidsplasser i ulike former for landskap kan være bra for de som jobber prosjektbasert (på samme prosjekt). Samtidig viser forskningen til produksjonstap (lavere effektivitet) ved arbeidsoppgaver der en individuelt må konsentrere seg om kognitivt krevende oppgaver. At forvaltning, utdanning og forskning nå ser ut til å bli påtvunget slike arbeidsvilkår er dermed forstemmende.

Det opereres med en rekke forskjellige betegnelser, noe som i seg selv bidrar til å forvirre: fleksikontor, aktivitetsbaserte kontorarbeidsplasser, Activity based Flexible Offices (A-FOs), flex-offices.

Arealnormen i framtidige statlige kontorlokaler er 23 kvm BTA per ansatt (KMD 17.12.2015).

Flekskontor innebærer «free seating» og «clean desk» i arbeidsstasjoner for 75% (eller eventuelt en annen andel) av de ansatte i arealet med mulighet for inntil 30 % lukkede arbeidsstasjoner både for aktiviteter som skal skjermes fra omgivelsene, og aktiviteter som omgivelsene trenger skjerming for (Statsbygg 01.11.2016)

• Kombikontor er åpne landskap med faste plasser.
• Clean desk tilsier at alle arbeidsstasjoner skal ryddes for neste bruker hver gang den forlates. 
• Free seating innebærer at ingen har faste arbeidsstasjoner.

Kontorlandskap kan være bra for de som har bruk for det, som i avisdesker, prosjektgrupper, arkitektkontorer, kontrollrom som «Cape Canaveral» etc, men ikke for de med «fokusbehov». For dem:

• Ingen indekserte og fagfellevurderte studier fra Pubmed (Medline), Google scholar og ORIA bekrefter påstander om positive effekter på arbeidsmiljø.
  
  
• Mest produksjonstap får de som må konsentrere seg om kognitivt krevende oppgaver med behov for fullt fungerende korttidshukommelse uten distraksjon

Følgende presentasjon er laget av Jan Vilhelm Bakke, Phd, overlege i Arbeidstilsynet:

Den gylne kontorløsning

Debatten rundt arbeidsplassløsninger har igjen kastet loss i norske aviser. Denne gangen er det innføring av nye arbeidsplassløsninger i regjeringskvartalet diverse akademiske miljøer i Norge som har gitt debatten vind i seilene. Ansatte ved akademiske institusjoner protesterer mot planlagte løsninger de oppfatter som inkompatible med dagens arbeidsprosesser, og viser til erfaringer fra Høgskolen i Malmø, hvor det ble innført åpne løsninger med fritt plassvalg. Løsningene fungerte dårlig i Malmø, og blir i dag bygd om til cellekontor igjen.

SMAP - Smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser

Hvorfor er det så vanskelig å bygge cellekontorer?

Staten vil ha flere åpne kontorlandskap, uten faste plasser. Forskerforum skriver om dette i en sak med utgangspunkt i det planlagte nybygget ved Kronstad, Høgskolen på Vestlandet, Bergen.

I arbeidet med det nye bygget har det blitt vedtatt et prinsipp om aktivitetsbaserte arbeidsplasser, eller fleksikontorer. I sin reneste form innebærer det at oppgavene du har i løpet av en dag avgjør hvor du jobber. Noen dager jobber du i kontorlandskap, andre dager booker du et eget kontor. Når du har møter eller veiledning, booker du rom for det. Dette har særlig skapt frykt blant vitenskapelig ansatte.

– Vi er tre personer på samme enhet, og det er lav terskel for å spørre om noe. Det kan oppstå nyttige diskusjoner. Men jeg opplever det ofte som et støymoment når de på den andre enheten i landskapet snakker sammen eller får telefoner, sier Linn Jeanette Fylkesnes.

Alle i landskapet har fått støyreduserende øretelefoner, men de tar bare vekk bakgrunnsstøy, ikke stemmer.

– Vi har et lite stillerom, men det er ofte i bruk, og vi kan ikke bruke det som kontor eller møterom. Vi skulle gjerne hatt flere stillerom. Jeg er såpass ny her at jeg blir distrahert med en gang noen kommer inn i landskapet. Særlig når jeg skal lese eller skrive lengre dokumenter, sliter jeg med konsentrasjonen, sier Lise Tønjum.

De forstår Sissel Roslands bekymring, men påpeker at det ikke bare er vitenskapelig ansatte som ønsker seg sitt eget kontor.

Men hvorfor er det så vanskelig å bygge cellekontorer til forskere i 2017? Det enkle svaret er «fordi staten sier det».

Åpne landskap fremmer ikke kreativitet og samarbeid

Reduserte kostnader og økt kreativitet er vanlige argumenter for åpne kontorlandskap. Men ifølge svenske psykologforskerne kan det motsatte være tilfelle. 

Aktivitetsbaserte kontorer og flex-kontorer betyr at ansatte ikke har en fast arbeidsplass, men endrer miljøet avhengig av oppgaven de jobber med. Flere universiteter er i ferd med å introdusere slike arbeidsplasser og diskuteres blant annet ved Mälardalens Universitet, Lunds Universitet, Chalmers og Stockholms Universitet.

Tuija Muhonen, professor ved Institutt for bystudier ved Malmö Universitet, har undersøkt hvordan de ansatte opplevde flyttingen til kontorlandskap i det nybygde Niagara-huset. Resultatene viste et klart mønster der flere aspekter, både i det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet, ble oppfattet å være vesentlig verre etter flyttingen enn før. De fleste foretrekker et eget kontor.

 Det var ingen som mente at kreativiteten hadde økt.

– Det är inte lätt att ha spontana samtal eftersom man är rädd att störa andra i den öppna miljön. Man undviker telefonsamtal och istället ökar korrespondensen via e-post, sier Muhonen.

Kilde: Tidningen Curie

Kontorlandskap, til skade eller gagn?

Kontorlandskap til skade? Kunnskap blir i liten grad blir trukket inn; ledere baserer seg på egne fortolkninger https://t.co/Tg4FnqxHuQ pic.twitter.com/XjvFe9eaAz

— Arkitekturnytt (@Arkitekturnytt) October 19, 2017

Bjørn Arne Øvrebø, NAV Arbeidslivssenter i Hordaland, har skrevet om "Kontorlandskap, til skade eller gagn?" i Norsk forening for arbeidsmedisin tidsskrift Ramazzini #2 2017. Les artikkelen i sin helhet (side 16 til 19), men funn og konklusjon kan oppsummeres slik:

Produktivitet
I kontrollerte studier synes arbeidseffektiviteten for standardiserte oppgaver å falle mellom 2 og 10% [12]. For arbeid som krever selvstendighet, variasjon
i arbeidsoppgavene og konsentrasjon er det vanskeligere å anslå effektivitetstap, men pilotstudier antyder en nedgang på 30% [6,7].

Sykefravær
I en studie av 2403 arbeidstakere i Danmark fant man for kontorlandskap med mer enn 6 arbeidsplasser en økning i gjennomsnittlig antall sykefraværsdager på 60% sammenliknet med cellekontor. Ansatte i 2 – personers kontorer hadde 50% økning av sykefravær, mens det ble notert 36% økning i 3 – 6 personers kontorer [10]. Tilsvarende funn er gjort i andre studier, også for fleksible kontorløsninger [4].

Støy
Støy synes å være et problem for 60% av dem som jobber i kontorlandskap, sammenliknet med 6% i cellekontor. Støy gir tap av konsentrasjon. I en studie i Danmark fant man at hodepine, stress og mindre overskudd ga seg utslag i at 60% av de spurte opplevde nedsatt konsentrasjon, 35% sa de gjorde feil i jobben, mens nær 25% sa at støyen var så sjenerende at de må jobbe overtid for å få ro til å få gjort oppgavene sine [6].

Det å samle en stor, sammensatt arbeidsstokk i en standard åpen løsning kan virke mot sin hensikt.

Eksisterende kunnskap blir ikke brukt 
Kunnskapen som finnes på området i liten grad blir trukket inn ved utformingen av lokaler; ledere baserer seg heller på egne fortolkninger og erfaringer med de ansattes arbeidsmønstre [1].

Konklusjon

Forskningen oppsummert her indikerer at åpne eller delvis åpne kontorlandskapstyper utgjør en helserisiko, spesielt der de utelukkende benyttes for å spare husleie og areal.

Litteraturgjennomgangen tilsier også forsiktighet med åpne kontorlandskap fordi de ansatte ikke klarer å tilpasse seg forholdene slik man har antatt [5].

Det er tydeligvis mange fallgruver i planlegging og under bygging. I stedet for økt kommunikasjon, samhandling og fleksibilitet kan man få negativt stress og dermed irritabilitet og konflikter i arbeidsmiljøene med økt turnover og større fravær som konsekvens.

Via Arkitektur  & Miljøteknologi

Brev til rektor - Nybygg 2020

Forskerforbundet gjennomførte en felles høring som gikk ut til alle fagforeningene ved HVL sine medlemmer. Resultatet var en lang rekke innspill som går mot såkalte aktivitetsbaserte arbeidsplasser. 232 fagorganiserte har gitt sine innspill. Disse innspillene, som gjennomgående går mot aktivitetsbaserte arbeidsplasser, ble vedlagt brevet til rektor.

Innspillene kan sammenfattes slik: Brev til rektor - Nybygg 2020 (Forskerforbundet-HVL)

Health warning for university staff with clear desks

Fra "Niagara" ved Malmö Högskola (YouTube). Ideene høres bra ut, men viser seg å fungere dårlig i praksis

Jan Petter Myklebust har skrevet om debatten omkring åpne kontorlandskap og aktivitetsbaserte arbeidsplasser i University World News.

Concern over open plan offices is reinforced by the research of Jan Pejtersen of the Danish National Centre for Social Research on the issue of open plan offices and the impact on people’s health.

He told University World News that he would not participate in the Norwegian debate, but forwarded research he has carried out on the issue, involving large surveys of people in multiple-occupancy office space and with control groups in ordinary offices for one person.

The analysis was based on a national survey of Danish inhabitants between 18 and 59 years old where 2,403 employees reported working in offices. The different types of offices were characterised according to the self-reported number of occupants in the space.

The results showed that absence due to illness was significantly related to having a greater number of occupants in the office when adjusting for confounders – influence on the statistics from outside factors.

Kilde: University World News

Aktivitetsbaserte arbeidsplasser gir mindre arbeidsro og lavere effektivitet

«Tidsmessige kontorlokaler i lyse og lette farger» kan i vår tid være menneskefiendtlig – og dessuten motvirke kommunikasjon og samarbeid på arbeidsplassen, skriver Svein Egil Omdal i en kommentar:

Omdal viser blant annet til konkrete erfaringer fra Malmö. En sak som også omtales i Universitetsavisa:

Under slagordet slagordet «mötesplats, kommunikation, öppenhet, flexibelt och innovation» ble bygget åpnet. Niagara-bygget kostet 750 millioner svenske kroner å bygge, og er høyskolens nest største. Det rommer to fakulteter, 500 tilsatte og 4500 studenter.

Huset ble kåret til årets bygg i Sverige, og har et aktivitetsbasert konsept, med fleksible plasser og «clean desk». Representanter fra flere norske universiteter og høyskoler dro på synfaring til Sverige for å ta kontorfyrtårnet i nærmere øyensyn. Var det slik de skulle jobbe i fremtiden?

I Malmø var alt protestene havnet på ledelsens bord. Kort tid etter at huset var åpnet, var det tydelig at de tilsatte ikke trivdes. Mange fant ikke arbeidsro i det fleksible og innovative landskapet. De valgte å arbeide hjemme.

Ifølge avisen Sydsvenskan er en ombygging på trappene, skriver På Høyden. To år etter at bygget sto klart, skal det nå bygges om, skriver avisen.«Fleksibilitet» skal fremdeles være institusjonens fane. Men flere vegger kan være på vei opp igjen.

– Vi må ta en gjennomgang av Niagara. Dette er ikke effektivt, sier rektor Kerstin Tham til avisen Sydsvenskan.

En egen arbeidsgruppe skal kartlegge hvordan personalet ønsker å ha lokalene sine. De skal også se på hvordan fremtidige forskningssentre kan vokse fram i lokalene til det nye universitetet.
Hadde ledelsen ved denne kunnskapsbedriften lest det etter hvert overveldende forskningsmaterialet på området, ville de sett at mennesker som ar behov for å konsentrere seg arbeider dårligere i landskap.

Innspill til Kronstad 2

Kronstad 2 er under utbygging. Det er et viktig prosjekt for trivsel og arbeidsmiljø for alle ansatte ved HVL, campus Bergen,

I disse dager jobbe det med å ferdigstille hvordan bygget skal være. Det er kommet signaler om at ledelsen ønsker aktivitetsbaserte arbeidsplasser (ABA).

Gjennom denne underskriftskampanjen imot aktivitetsbaserte arbeidsplasser ønskes det at ansatte kan gi et signal om hvordan et slik bygg skal utformes.

Tilbakemeldingen vil bli sendt til rektor, styringsgruppa for Kronstad 2 og styret.

Neste møte i brukergruppa er 11 oktober.